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Connecter une boîte e-mail

Reliez votre adresse support@ à Tikivio : relève par IMAP, envoi des réponses par SMTP.

Avant de commencer

  • Les paramètres IMAP et SMTP de votre fournisseur (serveur, port, chiffrement).
  • Un identifiant et un mot de passe (ou un mot de passe d’application si votre fournisseur l’exige). Les fournisseurs qui imposent OAuth ne sont pas encore pris en charge.

Ajouter la boîte

  1. Ouvrez Paramètres › Messagerie puis ajoutez une boîte (/o/<votre-organisation>/parametres/messagerie/nouvelle).

  2. Renseignez le nom et l’adresse, puis le volet Relève IMAP (e-mails entrants) : serveur, port (993 en TLS le plus souvent), chiffrement, identifiant, mot de passe, dossier (INBOX par défaut).

  3. Si le dossier contient déjà des messages, cochez Ignorer les messages déjà présents dans le dossier relevé en créant la boîte, avant sa première relève : seuls les messages reçus ensuite deviendront des demandes. Cette case n’est pas cochée par défaut : sans elle, chaque message déjà présent devient une demande, avec un accusé de réception. Elle n’est proposée que tant que la boîte n’a jamais été relevée, puis de nouveau si le dossier, le serveur ou l’identifiant IMAP changent.

  4. Renseignez le volet Envoi SMTP (réponses aux demandeurs) : serveur, port (587 avec STARTTLS le plus souvent), identifiant, mot de passe.

  5. Utilisez les boutons de test : un diagnostic indique l’étape en échec (résolution du nom, connexion, chiffrement, authentification, dossier). Les mots de passe sont chiffrés et ne sont jamais réaffichés. Enregistrez ensuite la boîte (Enregistrer).

  6. Adresses de réponse à jeton : dans le volet Envoi SMTP (réponses aux demandeurs), la liste Adresses Reply-To à jeton (sous-adressage « + ») est réglée par défaut sur Automatique : activé dès que l’auto-test du sous-adressage « + » réussit (recommandé). Une fois la boîte enregistrée, avec la relève et l’envoi actifs et leurs mots de passe enregistrés, cliquez sur Modifier en face de la boîte, puis sur Lancer l’auto-test du « + ». S’il réussit, le jeton s’active : les e-mails envoyés aux demandeurs par cette boîte portent une adresse Reply-To à jeton (support+tkv-…@votre-domaine) et le rattachement des réponses devient plus fiable. Choisissez Toujours activé (votre fournisseur accepte le « + ») seulement si votre fournisseur livre ces adresses dans la boîte relevée, ou Désactivé pour ne pas les utiliser.

Ce qui se passe ensuite

  • La boîte est relevée toutes les 5 minutes en lecture seule : aucun message n’est supprimé, déplacé ni marqué comme lu.
  • Chaque nouveau message crée une demande (canal e-mail) avec ses pièces jointes, et un accusé de réception est envoyé.
  • Les réponses de vos clients finaux sont rattachées à la bonne demande. Les cas douteux arrivent dans À contrôler (/o/<votre-organisation>/messagerie/a-controler).
  • Le journal Courrier entrant (/o/<votre-organisation>/messagerie/courrier-entrant) montre chaque message relevé et son traitement ; les envois sont suivis dans /o/<votre-organisation>/messagerie/envois.

Plusieurs boîtes

Vous pouvez connecter plusieurs boîtes dans la limite de votre forfait et désigner la boîte d’envoi par défaut.