Politique de confidentialité

1. Qui traite vos données ?

L’exploitant de Tikivio, FACILICLIC, est responsable des traitements liés aux comptes, à la facturation, à la sécurité du service et à son journal d’audit, à la prévention des abus et au traitement des signalements, aux demandes d’assistance et aux demandes produit, au formulaire de contact et à la mesure d’audience de ce site.

Pour les données des demandeurs et des clients finaux qu’une organisation abonnée gère dans Tikivio, cette organisation est responsable du traitement et l’exploitant agit comme sous-traitant, sur ses instructions, dans les conditions de l’accord de traitement des données accepté au nom de chaque organisation.

2. Quelles données ?

• Comptes : nom, adresse e-mail, mot de passe (haché, jamais stocké en clair), langue, fuseau horaire, secret de double authentification (chiffré), date de la dernière connexion, version des conditions générales acceptée et date de cette acceptation.
• Sessions : adresse IP et navigateur de la session, pour la sécurité des comptes.
• Contenu des organisations : demandes, messages, pièces jointes, tâches et données des demandeurs.
• Facturation : coordonnées de facturation, factures, références de paiement. Aucun numéro de carte n’est reçu ni conservé par Tikivio.
• Acceptation de l’accord de traitement des données : nom et adresse e-mail de la personne qui l’accepte au nom de l’organisation, adresse IP, date, version et texte acceptés, liste des sous-traitants à cette date.
• Journal d’audit : auteur, date, adresse IP et nature des opérations sensibles (connexions renforcées, réglages, droits, facturation, accès exceptionnels).
• Formulaire de contact : nom, adresse e-mail, entreprise facultative, sujet, message, page d’origine, langue, date et version du consentement. Le message peut être enregistré comme une demande dans l’outil de support de l’exploitant (Tikivio lui-même) pour y être traité et suivi.
• Demandes d’assistance : nom, adresse e-mail, organisation et forfait d’origine, état de son abonnement, rôle et droits dans l’organisation (administrateur, gestion de l’abonnement), langue du compte, page de l’application d’où la demande est envoyée, adresse IP de l’envoi (journal d’audit de l’organisation d’origine) et contenu des échanges, lorsqu’un utilisateur écrit à l’assistance de Tikivio ; ces demandes sont traitées et suivies dans l’outil de support de l’exploitant (Tikivio lui-même).
• Mesure d’audience du site : journal d’accès des pages du site avec adresse IP tronquée (les derniers chiffres sont supprimés avant l’écriture), agrégé chaque jour ; aucun cookie ni traceur.
• Journaux techniques du serveur : adresse IP complète, date, adresse demandée et navigateur de chaque requête adressée à l’application (dont l’envoi du formulaire de contact, le widget et le portail) et des redirections du site vers sa version sécurisée (https), pour la sécurité et le diagnostic.
• Prévention des abus : compteurs des gestes sensibles (inscription, connexion, mot de passe oublié, codes de vérification, invitations, demandes, signalements), tenus par empreintes calculées à partir de l’adresse IP, de l’adresse e-mail ou du compte — une empreinte ne permet pas de relire l’adresse, mais reste une donnée personnelle ; blocages posés par l’exploitant (adresse e-mail par son empreinte seulement ; nom de domaine, adresse IP ou plage d’adresses en clair ; motif) ; trace des e-mails envoyés par la plateforme et avis reçus du prestataire d’envoi (catégorie de l’e-mail, organisation, identifiant du message, empreinte et nom de domaine de l’adresse du destinataire — jamais l’adresse) ; adresses auxquelles Tikivio n’écrit plus pour un temps (empreinte et nom de domaine) ; mémoire des essais ouverts — à la création d’une organisation, une empreinte de l’adresse e-mail du compte créateur, une empreinte du nom de domaine de cette adresse lorsqu’il s’agit d’un domaine d’entreprise (aucune pour un fournisseur public de messagerie), le numéro de l’organisation et la date, jamais l’adresse ni le nom de domaine.
• Signalement d’un abus (formulaire « Signaler un abus » et e-mails reçus à abuse@tikivio.com) : catégorie, emplacement du contenu signalé, explication, date, et le nom et l’adresse e-mail du signalant s’il les donne — ils sont facultatifs pour un contenu impliquant un mineur. Le signalement est enregistré comme une demande dans l’outil de support de l’exploitant (Tikivio lui-même) ; un registre garde, pour chaque signalement, sa catégorie, sa langue, sa date et l’empreinte de l’adresse du signalant, et, pour chaque dossier, la cible du signalement, la décision, les mesures prises et leurs dates. Tant que la demande n’a pas pu être créée, le texte du signalement et les coordonnées du signalant restent dans ce registre.
• Adresses IP de confiance : adresses IP de ses bureaux qu’une organisation abonnée déclare, avec le motif de la déclaration — une donnée que l’organisation confie à Tikivio, traitée pour son compte dans les conditions de l’accord de traitement des données.

3. Pourquoi et sur quelle base ?

• Fournir le service et gérer l’abonnement, répondre aux demandes d’assistance : exécution du contrat.
• Émettre et conserver les factures : obligation légale.
• Sécuriser le service, prévenir les abus et traiter les signalements, mesurer l’audience du site sans cookie : intérêt légitime.
• Répondre à un message du formulaire de contact : consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

4. Combien de temps ?

• Sessions : 12 heures au plus sans activité.
• Journaux techniques de l’application et journal d’accès des pages du site : 30 jours ; journal du système du serveur (trace technique des tâches planifiées : date, tâche, numéro technique de l’organisation et de la boîte relevée, compteurs — sans nom, sans adresse et sans contenu) : 30 jours ; journal général du serveur web (redirections vers https) : 14 jours.
• Messages du formulaire de contact : 365 jours ; lorsqu’un message a été enregistré comme demande, cette demande, ses échanges et vos coordonnées de demandeur sont supprimés 365 jours après le dernier échange ; compteurs anti-abus de ce formulaire (empreintes) : 48 heures.
• Demandes d’assistance (e-mails à l’assistance de Tikivio, demandes envoyées depuis l’application et leur suivi sur le portail) : supprimées 3 ans après le dernier échange, avec leurs messages, pièces jointes et données jointes ; les e-mails reçus par l’assistance qui n’ont pas donné lieu à une demande : 3 ans après leur réception.
• Données d’une organisation fermée : suppression après un délai de rétractation de 30 jours, qu’une facture reste due ou non.
• Fiche d’une organisation supprimée (nom, identifiant, dates, motif de la fermeture) et historique de son abonnement : conservés avec les factures ; le nom, l’identifiant et le motif sont effacés de la fiche 5 ans après la suppression.
• Données d’une organisation en lecture seule après la fin de son essai, d’une période résiliée ou d’un défaut de paiement non régularisé : fermeture programmée après 30 jours, puis suppression 30 jours plus tard ; la relève de ses boîtes e-mail s’arrête dès la lecture seule.
• Preuve de l’acceptation de l’accord de traitement des données : durée du contrat, puis 5 ans.
• Journal d’audit : 12 mois.
• Comptes des utilisateurs : conservés tant que le compte est rattaché à une organisation — comme membre (même désactivé), comme demandeur disposant d’un accès au portail d’une organisation abonnée, ou par une invitation en attente. Un compte qui n’est rattaché à aucune organisation et auquel personne ne s’est connecté depuis 12 mois est supprimé automatiquement, après deux e-mails de préavis envoyés 30 jours puis 7 jours avant la suppression ; une connexion pendant ce délai suffit à le conserver. Un compte dont l’adresse refuse les e-mails de préavis n’est pas supprimé automatiquement ; il l’est sur demande (article 8). Le compte que l’exploitant a désactivé pour abus suit sa propre règle, indiquée plus bas. Vous pouvez aussi demander la suppression de votre compte à tout moment (article 8). La suppression du compte n’efface pas les factures, ni votre nom et votre adresse e-mail dans la preuve de l’acceptation de l’accord de traitement des données que vous avez donnée au nom d’une organisation (conservée 5 ans après la suppression de cette organisation), ni les lignes du journal d’audit (durée indiquée ci-dessus), ni les demandes d’assistance ou déposées par le formulaire de contact (durées indiquées ci-dessus), ni la mémoire des essais que ce compte a ouverts, tenue par empreintes (durée indiquée plus bas).
• Comptes dont l’adresse e-mail n’a jamais été confirmée, rattachés à aucune organisation ni à aucune invitation en attente : supprimés 7 jours après leur création, sans préavis, et sans qu’aucune trace du compte soit gardée. Si le titulaire de l’adresse répond « Je n’ai pas créé ce compte », le compte est supprimé aussitôt ; l’empreinte de cette adresse est gardée 32 jours au plus, pour qu’aucune demande de confirmation ne lui soit renvoyée pendant 30 jours.
• Données d’une organisation sur le forfait Gratuit sans connexion d’un membre ni nouvelle demande pendant 12 mois : suppression après un préavis par e-mail à ses administrateurs 30 jours puis 7 jours avant, qui propose l’export de ses données.
• Compteurs contre les abus : 32 jours au plus après leur écriture, selon la règle comptée.
• Blocages posés par l’exploitant : 90 jours au plus ; la ligne est supprimée à son échéance ou à sa levée.
• Mémoire des essais ouverts (application des limites de l’essai, article 4 des conditions générales) : lignes supprimées 12 mois après la création de l’organisation. Elles sont gardées jusque-là même si le compte ou l’organisation est supprimé entre-temps : sans elles, supprimer puis recréer un compte suffirait à contourner ces limites. Elles ne portent que des empreintes, qui ne permettent de relire ni l’adresse ni le nom de domaine.
• Trace des e-mails envoyés par la plateforme : 35 jours ; avis reçus du prestataire d’envoi (plainte, adresse inexistante, boîte pleine) : 12 mois.
• Adresses auxquelles Tikivio n’écrit plus pour un temps : 90 jours après une plainte du destinataire, 30 jours après une adresse inexistante ou refusée par le prestataire d’envoi, 7 jours après une boîte pleine, à compter du dernier avis ; la ligne est supprimée 35 jours après la fin de l’arrêt. Un arrêt posé par l’exploitant dure jusqu’à sa levée. Ces arrêts ne valent jamais pour les factures, les e-mails relatifs à l’abonnement ni la réinitialisation du mot de passe.
• Signalements d’abus : la demande enregistrée (texte du signalement, coordonnées du signalant, échanges) et la ligne du registre sont supprimées 12 mois après la clôture du dossier.
• Données d’une organisation bloquée pour abus : consultables par ses membres et exportables par ses administrateurs pendant le recours de 30 jours ; sans recours accueilli, la fermeture est programmée et les données sont supprimées 30 jours plus tard, sauf conservation pour preuve décidée par l’exploitant pour une durée déterminée, lorsqu’une autorité le requiert ou qu’une procédure est en cours.
• Contenu retiré pour abus : inaccessible à tous dès le retrait ; le fichier est gardé comme preuve, puis supprimé définitivement 90 jours après le retrait, sauf conservation pour preuve dans les mêmes conditions.
• Compte désactivé par l’exploitant pour abus : supprimé 12 mois après sa désactivation s’il n’est plus rattaché à aucune organisation — tant qu’il l’est encore, il est conservé, désactivé, et supprimé sur demande (article 8) ; une fois le compte supprimé, l’empreinte de son adresse reste bloquée 90 jours au plus.
• Adresses IP de confiance déclarées par une organisation : jusqu’à leur retrait par un administrateur de l’organisation ou par l’exploitant, ou jusqu’à la suppression de l’organisation.
• Factures : durée légale de conservation comptable.
• Sauvegardes chiffrées : rotation automatique, 12 mois au plus pour les plus anciennes sur le serveur ; copie hors serveur : 17 mois au plus ; une sauvegarde n’est jamais restaurée, sauf incident.

5. Qui y a accès ?

Les utilisateurs autorisés de chaque organisation, l’exploitant pour l’administration, l’assistance et l’examen d’un signalement (accès exceptionnel en lecture seule, motivé et journalisé), l’équipe de l’exploitant qui répond aux messages du formulaire de contact et aux demandes d’assistance depuis son outil de support, et les sous-traitants pour leur mission seulement. L’agent d’intelligence artificielle que l’exploitant emploie pour développer Tikivio ne lit aucun contenu d’organisation en dehors d’une demande produit autorisée. L’exploitant répond aux demandes que les autorités lui adressent dans les formes prévues par la loi.

6. Transferts hors de l’Union européenne

Tikivio n’a choisi aucun emplacement hors de l’Union européenne pour l’hébergement du service. Pour chaque prestataire, la page Sous-traitants indique le lieu du traitement et l’encadrement d’un éventuel transfert. Les e-mails de la plateforme sont envoyés par Scaleway (Transactional Email). Les e-mails de secours envoyés de la part d’une organisation qui n’a relié aucune boîte d’envoi suivent le même chemin. Si la traduction des échanges est activée à l’avenir, cette page sera mise à jour avant son ouverture.

7. Sécurité

Isolation stricte des organisations, secrets chiffrés, double authentification, pièces jointes hors de l’espace public du serveur, sauvegardes chiffrées et restauration vérifiée chaque semaine, journal d’audit.

8. Vos droits

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Pour les exercer, utilisez le formulaire de contact ou écrivez à support@tikivio.com. Si vos données sont gérées par une organisation abonnée, adressez-vous d’abord à elle. Vous pouvez aussi saisir la CNIL.

9. Cookies

Ce site ne dépose aucun cookie. L’application utilise un seul cookie de session, strictement nécessaire : voir la page cookies.

Version du modèle : 2026-10-20.1