Connecter votre boîte support à Tikivio en 10 minutes environ

Avant de commencer

Il vous faut :

• un compte d’administrateur de votre organisation dans Tikivio ;
• les paramètres IMAP et SMTP de votre fournisseur de messagerie : serveur, port, mode TLS ou STARTTLS ;
• l’identifiant de la boîte et son mot de passe. Si votre fournisseur le propose, créez plutôt un mot de passe d’application réservé à Tikivio. Vérifiez d’abord que votre fournisseur accepte la connexion IMAP et SMTP par mot de passe ou par mot de passe d’application (voir « Limite de cette version »).

Le nombre de boîtes relevées dépend du forfait : Basic 1, Essentiel 2, Pro 5, Équipe+ 10, Premium 20. Pendant l’essai, c’est le nombre du forfait Pro qui s’applique. À la fin de l’essai sans souscription, l’organisation passe au forfait Gratuit, limité à une seule boîte relevée : les autres cessent d’être relevées, des plus récentes aux plus anciennes, et rien n’est supprimé.

Les 10 minutes environ du titre sont une estimation, valable si vous avez déjà ces paramètres sous la main.

1. Ouvrir le formulaire

Dans Tikivio, ouvrez Paramètres › Messagerie, puis Nouvelle boîte.

2. Identifier la boîte

Dans le bloc Identification, saisissez un nom (par exemple « Support ») et l’adresse de support, par exemple support@votre-domaine.fr.

3. Régler la relève IMAP

Dans le volet Relève IMAP (e-mails entrants) :

1. cochez « Activer la relève IMAP de cette boîte » ;
2. saisissez le serveur IMAP de votre fournisseur ;
3. gardez le port 993 et, dans Chiffrement, « TLS implicite (IMAPS 993 / SMTPS 465) », sauf indication contraire de votre fournisseur ;
4. laissez le mode d’authentification sur « Mot de passe (ou mot de passe d’application) » ;
5. saisissez l’identifiant et le mot de passe (ou le mot de passe d’application) ;
6. gardez le dossier INBOX, sauf si vos demandes arrivent dans un autre dossier ;
7. si le dossier contient déjà des messages, cochez « Ignorer les messages déjà présents dans le dossier relevé » : seuls les messages reçus après l’enregistrement deviendront des demandes. Cette case n’est pas cochée par défaut : sans elle, chaque message déjà présent devient une demande, avec un accusé de réception. Elle n’est proposée que tant que la boîte n’a jamais été relevée ;
8. laissez vide le champ « Serveur de réception de confiance (authserv-id), facultatif » si vous ne connaissez pas ce nom.

4. Tester la connexion IMAP

Cliquez sur « Tester la connexion IMAP ». Le résultat s’affiche au-dessus du formulaire : « Connexion réussie », ou « Échec de la connexion » avec un diagnostic qui indique l’étape en échec : Résolution DNS, Connexion TCP, Chiffrement TLS, Authentification ou Dossier.

Le mot de passe saisi pour un test n’est pas conservé : ressaisissez-le avant d’enregistrer.

5. Régler l’envoi SMTP

Sans boîte dont l’envoi SMTP est actif, ni les accusés de réception ni les réponses ne partent par e-mail vers vos demandeurs. Une fois l’envoi activé, ces e-mails ne repartent pas d’eux-mêmes : relancez-les depuis la page File d’envoi (« Relancer »).

Dans le volet Envoi SMTP (réponses aux demandeurs) :

1. cochez « Activer l’envoi SMTP par cette boîte » ;
2. saisissez le serveur SMTP ;
3. gardez le port 587 et, dans Chiffrement, « STARTTLS (143 / 587) », sauf indication contraire ;
4. saisissez l’identifiant et le mot de passe ;
5. renseignez l’adresse et le nom d’expéditeur et, si besoin, une adresse Reply-To ;
6. dans la liste « Adresses Reply-To à jeton (sous-adressage « + ») », gardez « Automatique : activé dès que l’auto-test du sous-adressage « + » réussit (recommandé) ». Choisissez « Toujours activé (votre fournisseur accepte le « + ») » seulement si vous savez que votre fournisseur livre les adresses de la forme support+suffixe@votre-domaine.fr dans la boîte relevée, ou « Désactivé » pour ne pas les utiliser ;
7. gardez « Expéditeur par défaut de l’organisation (demandes sans boîte d’origine) » coché pour votre première boîte.

6. Tester puis enregistrer

Cliquez sur « Tester la connexion SMTP », ressaisissez les mots de passe si besoin, puis cliquez sur « Enregistrer ».

En mode automatique, le jeton ne s’active qu’après un auto-test réussi : une fois la boîte enregistrée, cliquez sur « Modifier » en face de la boîte, puis sur « Lancer l’auto-test du « + » ». L’auto-test exige la relève et l’envoi actifs, avec leurs mots de passe enregistrés ; s’il réussit, le rattachement des réponses devient plus fiable.

7. Vérifier que tout fonctionne

• Envoyez un e-mail de test à votre adresse de support depuis une autre boîte.
• Au passage suivant de la relève (toutes les 5 minutes), une demande apparaît au canal e-mail dans Demandes, et un accusé de réception part par votre serveur SMTP. Comme les réponses, il se termine par une courte mention de Tikivio avec l’adresse du site : la ligne « Propulsé par Tikivio » pendant l’essai et sur les forfaits payants, un message de présentation au forfait Gratuit.
• Le journal Courrier entrant montre chaque message relevé et son traitement ; la page File d’envoi suit les envois.
• Dans l’assistant de démarrage, l’étape « Connecter une boîte e-mail ou créer la première demande » est cochée dès que la boîte est enregistrée : à elle seule, elle ne prouve pas que la relève fonctionne.

En cas d’échec

• Tikivio refuse les serveurs situés sur une adresse privée ou locale.
• Seuls les ports usuels sont acceptés : 143 et 993 pour IMAP ; 25, 465, 587 et 2525 pour SMTP.
• Les options « Accepter un certificat auto-signé » (relève) et « Accepter un certificat auto-signé (SMTP) » (envoi) désactivent la vérification de l’identité du serveur : réservez-les à un serveur interne de confiance.

Les mots de passe

Les mots de passe sont chiffrés en base et ne sont jamais renvoyés au navigateur : un champ vide conserve le mot de passe enregistré, qui n’est utilisé qu’avec l’hôte, le port, le chiffrement et l’identifiant enregistrés (ressaisie obligatoire si vous modifiez l’un d’eux, y compris pour un test).

Limite de cette version

L’authentification OAuth est prévue mais non disponible dans cette version : utilisez un mot de passe d’application. Une boîte dont le fournisseur refuse les mots de passe et impose OAuth ne peut donc pas encore être reliée ; c’est le cas des boîtes Microsoft 365 configurées ainsi.